久保清隆のブログ

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仕事と勉強の効率化 〜整理整頓の3つの効用と1つのコツ

仕事ができる人は整理整頓をできている人が多く、勉強の効率がいい人も私が知人の中では整理整頓がよくできている人が多い。仕事を早くやるのも勉強を効率よくやるのも整理整頓が1つのカギになっていると思う。整理整頓にどのような効用があり、仕事や勉強の効率がよくなるのか、整理整頓のコツは何かということに関して考えたことをまとめた。

整理する対象

  • 家全体
  • 自分が使用しているパソコンの中
  • デスク周りと引出し
  • 自分の頭の中

など

整理整頓の3つの効用

  • 1.空間の確保
    • 整理整頓することで、広い作業スペースを確保できる。広い作業スペースがあることで、仕事や勉強がしやすくなり、質があがる。
    • 机などが整理されていると周りからも見た目がよいので、評判が上がる。
  • 2.時間の確保
    • 人がしている最も無駄な時間の1つに、ものを探す時間が上げられる。
    • 整理整頓すればものを探す時間が少なくなることで、より多くの時間を確保できる。
    • 自分の頭の中が整理されると、例えば自分がやらなければいけないこと、やりたいことなどがわかりやすくなる。
    • すると、優先順位をつけやすくなったり、やらなくてよいことに気付きやすくなったり、他の人に頼めることがあることに気付きやすくなったりする。
    • それにより、時間が有効に使えるようになる。
  • 3.頭脳の質の確保
    • 自分の頭の中が整理されていないと、1つの仕事をやっているときに、他にもやらないことなどがいろいろありそうで心配になり、集中することが難しくなる。
    • 自分の頭の中が整理されると、ある仕事中に他のことを考えてしまって効率が落ちてしまうことも減り、1つのことに集中しやすくなり、頭脳の質を確保できる。
    • よって仕事や勉強の効率があがる。


整理整頓というと、なんとなく部屋の掃除や机の上の整理など、外見を整理することを考えてしまいがちが、時間、空間、頭脳の質を確保するには、外見だけでなく頭の中、PCの中など外からは見えにくい中の部分も整理されている必要がある。

整理整頓をするコツ

上に書いたように整理整頓には、外見だけではなく、中身の整理が重要だと思う。
中身を整理するコツは、ロジカルシンキング力を鍛えることではないかと思う。

なぜなら、整理整頓は、

  • まず整理したい全てのものを洗い出して、
  • それをMECE(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive:もれなく、だぶりなく)に分類して、
  • よく使うものが取り出しやすい位置にくるように優先順位を決めて配置を決めたり、情報をMECEに分類して覚えやすいグループをつくったりする

という流れになるからだ。

従って、整理整頓のコツは、ロジカルシンキングのトレーニングにあると思う。

一度ロジカルに整理されていれば、今後散らかりにくい仕組みが出来上がる。というのも、すでにロジカルに整理されていれば、整理整頓するということは、決まった場所にものや情報を置いていくだけになり、それはとても簡単な作業になるからだ。

ロジカルシンキングを鍛えるには、

  • 集中的なトレーニング
  • ロジカルに考える習慣を身につける

の2通りのアプローチが考えられる。
集中的なトレーニング法については、論理的思考力/ロジカルシンキングをゼロから自力で鍛える方法 - 久保清隆のブログ @ライブレボリューション参照。
ロジカルに考える習慣は、論理的思考力を身につけるための9つの習慣 - 久保清隆のブログ @ライブレボリューション参照。


このように、整理整頓にはたくさん意味を見出せ、1つの行動で2つ以上の効果をだすことができる。
忙しい人は、先に整理整頓をすることが長期的にみると忙しさを軽減する良い方法ではないだろうかと思った。



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