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久保清隆のブログ

ライフハック、健康、旅行、ビジネス、広告など、役に立つような情報を書きます。

ひとつ上のGTD ストレスフリーの整理術 実践編

最近、自分のやるべきことがうまく整理できていなくて生産性も落ちていると感じていたが、この本を読んで今の自分の課題を解決するきっかけになった。

ひとつ上のGTD ストレスフリーの整理術 実践編――仕事というゲームと人生というビジネスに勝利する方法

ひとつ上のGTD ストレスフリーの整理術 実践編――仕事というゲームと人生というビジネスに勝利する方法

ちなみにGTDとは、一言で言うと「ナレッジワーカーのための仕事術」。「あれ、やったっけ?」「次、なんだっけ?」と常に仕事に追われるストレスにさらされている状態を解消するための仕事術のこと。
GTDは下記5ステップを1週間単位で行う。

  • 収集:頭の中の「気になっていること」をすべて紙に書き出す
  • 処理:書き出した事柄について、システマチックなやり方で、しかるべきリストに仕分け
  • 整理:作ったリストを、自分が使い慣れているツールに組み入れる
  • レビュー:自分が置かれた状況、持っているエネルギーを把握しつつ、今何ができるかをレビュー
  • 実行:今できることの中からやるべきことを実行

本書は、これを高いレベルでやる方法を教えてくれる。

目次

第1章 イントロダクション GTDの新しいレベルへ
第2章 GTD現象
第3章 すべてを機能させる
第4章 自己管理の危機
第5章 状況のコントロール 収集
第6章 状況のコントロール 見極め
第7章 状況のコントロール 整理
第8章 状況のコントロール 見直し
第9章 状況のコントロール 取り組み/行動
第10章 状況のコントロール 人生と仕事に活用していく方法
第11章 将来への見通し
第12章 将来への見通し 次にとるべき行動(高度0メートル)
第13章 将来への見通し プロジェクト(高度1000メートル)
第14章 将来への見通し 注意を向けるべき分野や責任を負っている分野(高度2000メートル)
第15章 将来への見通し 目標とゴール(高度3000メートル)
第16章 将来への見通し 構想(高度4000メートル)
第17章 将来への見通し 目的/価値観(高度5000メートル)
第18章 将来への見通し グレイシーズガーデン再訪
第19章 GTDを総合的に活用する
第20章 最後に
GTDを実践している人の「7つの習慣」

要点

時間とエネルギーを無駄にしている大きな原因は何か?
  • やるべきことを整理して頭の外に出しておかないと、時間とエネルギーを無駄にする。
  • 今朝起きてから今まで「あ、あれをやっていなかった」ということがあったか。あったとしたらそのときに適切な対処をしたか。もしちゃんと対処をせず、同じことを2回以上思い浮かべてしまっていたら、完全に時間とエネルギーをムダにしている。
  • 心は、この種の記憶に関してごく限られたスぺースしか持っていない。脳の短期記憶がたった10個のことさえまともに扱えず、忘れたり混乱したりしてしまうことが、いくつもの研究で明らかになっている。それ以上詰め込もうとすると、同じ量が押し出されてしまい、意識的な制御が及ばなくなる。
GTDがうまくいくのはなぜか?
  • ボトムアップだから。
  • 多くの自己管理手法は、理想的な「優先度」「戦略」「価値観」からスタートするトップダウンのアプローチを提唱しているが、 GTDでは逆のアプローチ、つまりボトムアップ
  • 今、気になっていることを書いてみてください、といったときに「この世で果たすべき使命を達成する」と書く人はほとんどいない。
  • それはそれでよいことだが、ほとんどの人は「プリンタを直す」「週末のべビーシッターを探す」といったことを最初に思い浮かべる。
  • まずは目の前にあることから書き出していこう。そうすれば、やがて高いレべルの目標もはっきりしてくる。
何かを達成したいとき、まず何をやるべきか?
  • (状況の)コントロール」と「(将来への)見通し」を行う。
  • 例えば料理で考えてみる。
    • キッチンがごちゃごちゃしている時(状況がコントロールできていない状態)は、調理器具や食器類を片付けてきれいに整理する必要がある。
    • 何を作るかちゃんと決めてない時(将来への見通しが定まっていない状態)は、食材を何にするか、盛り付けはどうするか、を考えなくてはいけない。
    • 素晴らしい料理を作るには状況をコントロールし、何を作るかの見通しも定めなくてはいけない。
    • 達成するためのアプローチは複数ある。状況のコントロールと将来への見通しを立てることは、どちらも密接に関連している。どちらかが欠けているようでは問題がある。
ライフワークバランスを意識するべきか?
  • 「仕事」と「プライべート」がきっちり区別されるべきだという前提はそもそも間違っている。
  • 状況が制御され、将来への見通しがはっきりしている時、時間の感覚を失い、やっていることに完全に集中して没頭できる。
  • このとき、心は「仕事」と「プライべート」の区別などしていない。
  • バランスを意識してしまうのは、それが崩れているときだけ。
やることリストの効果をより高めるためにはどうすればよいか?
  • 「アイデアを出すモード」と「判断をするモード」を使い分ける
    • 集中力を高めるためにリストを作るのは、すべてを頭の中に置いておくよりはずっといい。
    • ただ、やるべきことのリストを作っている人は多いが、2つのモードを同時にやろうとしているためにうまくいっていないことが多い。
    • イデアを出すことと判断をすることを同時にやろうとするため、「収集」と「見極め」のどちらも中途半端になってしまっている。
    • そのリストに2つの機能を持たせようとすれば、心の能力は大きな制約を受けることになる。
  • すべての行動をリストにしておく
    • GTDを成功させるためのカギの1つは、人生において注意を向けるべきすべての行動をリストにしておくことである。そこが、従来のTO DOリストと大きく異なる点でもある。
    • 従来までのリストのように、1日にやるべきことだけを書いていたとしてもうまく機能しない。そのような状態では、最新のものや目立つものにしか目が向かないだろう。
    • 時間があるときには、一番やるべきだと思うことを適当に選んでいても何の問題もない。
    • だが、私たちの世界は急速に変化しており、新たなことがとりとめもなく舞い込んでくる。
    • そのため常に優先順位を見直さなければならないし、状況や時間、エネルギーが限られていることも多い。
    • 重要なのはそのときに選択可能なすぺての行動のリストかあらかじめ用意されていることだ。
生産性を高めるために最も有効な質問は?
  • 次にとるべき行動は何か」と自問する
    • 個人や組織の生産性を高めるための長年の研究と指導の中で発見してきた多くの有用な手法の中で、最も奥が深いものがこのテクニック。
    • 「これについて、次にとるべき行動は何か」と自問すると、創造的思考、決断力、アイデア、物事の明快さ、モチべーションなどのレべルがぐっと高まる。
    • ここまで生産性を高めてくれるテクニックは他にない。
リマインダーの活用法と効用
  • リマインダーの使い方を増やしていけば、脳内も軽快になるし、抜けもなく非常にスムーズに仕事や生活を回すことができる。
  • 基本は、「忘れないように事前に目に付くところに置いておくこと」だけ。
  • 例えば、明日持っていくものは玄関に置いておく、メモをドアに張っておくこと、電子記憶媒体を使ったスケジュール管理など。
  • それぞれの人の生活によって使い勝手はかわるので、自分なりのリマインダーの使い方を模索するといい。
  • リマインダーは習慣付けにも有効。
  • 得意なことや興味のあることに関しては普段から繰り返し目にする機会が多いので放置しても問題ないが、苦手なことや興味の無いことに対しては意識的に接点を持たなければならない。苦手、興味が無いことであっても目標達成にはやらねばならないときがある。そのためにリマインダーを設定することはとても有効。
  • だれしも、気持ちが弱くなるときはある。そんなときにリマインダーをうまく使うことで継続したい習慣に対して三日坊主も防止することもできるし、反対にやめたい習慣にも歯止めが効く。
ファイリングの6つのポイント
  • A-Zのインデックスがある1つのシステムに整理する。
  • ラべルを使う。
  • 新しいファイルを作って保管する作業が60秒以内にできる。
  • 引き出しに4分の3を超える量のファイルを詰め込まない。
  • 楽しくファイリングができる使いやすいシステムにする。
  • 少なくとも年に1度はファイルの大掃除をする。

感想

ほんとそうだなぁって思ったことがたくさんあった。
「あれやってなかった」ということがよく起きる時は、やることが整理できていなくて、実際生産性もかなり低くなっているように感じる。
この点に関しては、下記の本も参考になった。そういうことが発生しないようにするため、メールを読んだらすぐ返信することなど、とても有効だと思った。また、簡単なものは思いついた時にすぐやるとか、難しいものはリストに書きだすとかして、そういうことが発生した時にもうまく対応できるようにしていくとよいと思った。

なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣 (PHP文庫)

なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣 (PHP文庫)


トップダウンよりボトムアップの方がうまく行くという点では、理想を考えてトップダウンで考えようとすると、理想を考えるのに時間がかかりすぎてなかなか行動に移せず、時間を無駄にしてしまうことがよくある。

  • まず、今やるべきだと思うことをすべて洗い出す。
  • それらを分類する。
  • 次に将来を見通して、それらは本当に必要かを考える。
  • やる必要があると思ったものをどのような順番でやるべきか考える。
  • 実践する。そのときは、常に次に取るべき行動は何かを自問しながら行う。
  • 継続的に実行すべきことはリマインダーを活用する。

というフローで、今後取り組んでいく予定。
ちなみに、GTDの基本を身につけたい人は先にこれを読むといいと思う。

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術



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